Factures et remboursements

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Pour la gestion du LOG, de nombreuses dépenses peuvent être engagées de tous les côtés. Le plus souvent, le membre qui s'occupe de l'achat fait l'avance, puis se fait rembourser. Dans d'autres cas, les factures sont faites directement au nom du LOG, et payées plus tard. Cette page sert de référence pour savoir comment gérer ces problèmes. Sachant que les trésoriers ont un boulot pas facile, l'idée est d'être le plus rigoureux possible pour leur éviter encore plus de galères, cette page sert de référence pour savoir comment gérer ça proprement.

Pour faire simple, demandez systématiquement une facture à votre nom, et on s'en sortira comme ça. Voir ensuite directement avec le trésorier, pour lui remettre la facture. Pour plus de détails, voir ci-dessous.

Achats ponctuels

Qu'il s'agisse de papier toilette ou d'étain pour les soudures, ce sont généralement des achats faits en grande surface, ou dans un magasin de manière plus ou moins anonyme. Dans ce cas, il est bon de demander une facture : tous les commerçants en ont l'habitude, ça permet d'avoir un papier plus lisible qu'un ticket de caisse. Contrairement aux idées reçues, il ne faut pas la faire éditer au nom du LOG, mais bien à votre nom. Voir l'explication de Baptiste sur la liste :

En gros, Toto achète pour 20 balles de peinture à (pour faire plaisir à Fred) Leroy Merlin.

S'il fait établir une facture au nom du LOG, on aura alors dans la comptabilité une facture de 20€ au nom du LOG (ce qui correspond bien a ce que le LOG aura payé au final) mais un remboursement de 20€ à Toto, le lien entre les deux n'étant pas bien clair (vu que ce n'est pas Toto qui a vendu la peinture). On finit donc avec :

  • LOG : -20€ (facture) -20€ (remboursement Toto)
  • Toto : +20€ (remboursement)

S'il fait établir la facture à son nom, on aura alors une facture de 20€ au nom de Toto, associée à un remboursement de 20€ au même Toto ; il s'agit d'un remboursement de frais tout ce qu'il y a de plus banal. On a donc :

  • Toto : -20€ (facture) + 20€ (remboursement)
  • LOG : -20 € (remboursement Toto)

Approvisionnement régulier

Le principal contre-exemple est La Bulle grenobloise, qui nous fournit en fût pour la tireuse. Pour éviter l'avance/remboursement de sommes importantes tous les mois, la facturation est faite directement au LOG, et le paiement est différé. Si l'on venait à avoir beaucoup d'échanges avec un fournisseur, consulter les trésoriers (tresorier arobase logre point eu) pour définir les modalités.

Modalités de remboursement

Ne tardez pas pour transmettre vos factures au trésorier.

S'il n'est pas là, plutôt que d'attendre de le croiser, scannez la facture et envoyez-la lui par courriel, et donnez l'original à Julien, qui lui transmettra (même lieu de travail).

Le remboursement se fait par virement ; si vous n'êtes pas déjà enregistré, n'oubliez pas de donner un RIB.